COVID на А4. СГК приглашает потребителей переходить на электронный документооборот
Из-за коронавируса Сибирская генерирующая компания меняет систему обмена документами. Как именно и какую альтернативу нашим потребителям и партнерам предлагаем? Рассказываем.
В условиях карантина все входящие документы на бумаге отлёживаются в специальных лотках 5 дней. И только потом сотрудники офисов, Центров обслуживания клиентов, теплосбытовых подразделений могут с ними работать. Пятидневное хранение — гарантия того, что вирус на бумаге не сохранится.
Конечно, это значительно замедляет процесс обмена документами: потребители вынуждены дольше обычного ждать подписанные счета-фактуры, отчеты, акты, ответы на письма и т. п.
Поэтому нашим потребителям и партнерам мы предлагаем переходить на электронный документооборот. Что это такое?
В Кемерове 700 юридических лиц, потребителей тепла от электростанций СГК, используют электронный документооборот. Это 17% от общего числа потребителей.
Например, теплосбытовое подразделение СГК в Кемерове использует две системы электронного документооборота, они аккредитованы в Федеральной налоговой службе:
система «Диадок»,
система «СБиС».
На деле это электронные площадки, которые по принципу работы схожи с электронной почтой. В них происходит отправка и получение всей документации в электронном виде. Такие документы подписываются электронной подписью, но имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные, с подписью и печатью организации.
Что можно отправлять и получать электронно
Все платежные документы: счета, универсальные передаточные документы (УПД), универсальные корректировочные документы (УКД), акты сверки, счета-фактуры и др.
Отчеты по показаниям приборов учёта тепла и горячей воды.
Документы для заключения, расторжения, изменения договоров теплоснабжения.
Официальные письма, запросы, обращения, коммерческие предложения и т. д.
Вместо гор бумаги — электронные документы Скачать
Главный бонус электронного документооборота — скорость обмена. Потребителям СГК не нужно лично ехать в Центры обслуживания клиентов, нет необходимости отправлять документы по почте и ждать ответной корреспонденции.
Что нужно, чтобы обмениваться документами в электронном виде
Быть подключённым к системе «Диадок» или «СБиС».
Иметь квалифицированную электронную цифровую подпись.
Электронная цифровая подпись — набор символов, в которых зашифрована информация о ее владельце. Такую подпись прикладывают к электронному документу, чтобы подтвердить его авторство, обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность. Изменить или подменить документ, скрепленный такой подписью, уже не получится.
Настоящее диктует нам новые требования. СГК выступает не только за использование современных возможностей цифровизации, но в первую очередь — за безопасность и удобство потребителей, партнеров и сотрудников компании.
